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Zeitmanagement für alle Lebensbereiche: Getting Things Done

Lillia Seifert am 06.02.2020
ca. 1664 Worte
ungefähre Lesezeit 6 Minuten 3 Sekunden
Zeitmanagement für alle Lebensbereiche: Getting Things Done
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Inhalt:
  1. Was ist Zeitmanagement?
  2. Was ist die Getting-Things-Done-Methode?
  3. Selbstorganisiertes Zeitmanagement: Die fünf Säulen der GTD-Methode
    1. 1. Säule des GTD: Erfassen Sie alles!
    2. 2. Säule des GTD: Verschaffen Sie sich Klarheit!
    3. 3. Säule des GTD: Organisieren Sie Ihre Vorhaben!
    4. 4. Säule des GTD: Reflektieren Sie Ihr Vorgehen!
    5. 5. Säule des GTD: Werden Sie aktiv!
  4. Kopf frei bekommen: Das Ziel der GTD-Methode
  5. So finden Sie Ihr persönliches GTD-System
    1. Bullet Journal + GTD: Die perfekte Kombination
  6. Stärken und Schwächen der GTD-Methode
    1. Die Stärken des GTD
    2. Die Schwächen des GTD

Sie haben zu viel Stress und keinen Überblick mehr über Ihre Aufgaben? Der Praktikumsalltag kann wie jeder andere Arbeitsalltag manchmal sehr stressig sein. Bei Überforderung ist es hilfreich, wenn man lernt, seine Zeit sinnvoll einzuteilen und zu strukturieren. Eine sehr gute Möglichkeit bietet die Getting-Things-Done-Methode (GTD), mit der Ihr bisheriges Zeitmanagement neue Formen annimmt. Im Folgenden erfahren Sie alles über das innovative GTD und wie Sie mithilfe der Methode Ihre Produktivität steigern können. Dabei spielt der Kontext fast keine Rolle: Ob im Praktikum, in der Ausbildung, im Beruf oder zu Hause – das richtige Zeitmanagement in Kombination mit guter Selbstorganisation sollte in allen Lebensbereichen Anwendung finden!

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement meint die Fähigkeit und den Prozess, seine Zeit sinnvoll zu organisieren, zu planen und zwischen verschiedenen Aufgaben und Tätigkeiten aufzuteilen. Gutes Zeitmanagement ermöglicht Ihnen produktiver zu arbeiten, sodass Sie es schaffen in einer kürzeren Zeit und mit geringerem Aufwand deutlich mehr Aufgaben zu erledigen. Fehlendes oder mangelhaftes Zeitmanagement führen dazu, dass Sie weniger effektiv und effizient arbeiten können und somit automatisch mehr Stress im Alltag haben.

Was ist die Getting-Things-Done-Methode?

Getting Things Done heißt übersetzt so viel wie „Dinge erledigen“. Die GTD-Methode ist ein Zeitmanagement- und Produktivitätssystem, dass vom US-Amerikaner David Allen entwickelt wurde. Es bietet die Möglichkeit, eigenständig organisiert und produktiv zu sein – eben genau das, was ein gutes Zeitmanagement-System mit sich bringen sollte. Von außen betrachtet wirken die Grundlagen des GTD etwas kompliziert, jedoch ist das Ziel der Methode ein recht simples: Weniger Zeit aufzuwenden für die Aufgaben, die erledigt werden müssen und dafür mehr Zeit für die schönen Dinge zu haben. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie genau das GTD funktioniert und wie es in der Umsetzung richtig klappt.

Selbstorganisiertes Zeitmanagement: Die fünf Säulen der GTD-Methode

Das Zeitmanagement mit dem GTD-System beruht auf dem Prinzip der Organisation. Es gibt keine festen Regeln, wie genau die Aufgaben erledigt werden sollten. Stattdessen konzentriert sich das GTD darauf, wie Sie die Arbeit wahrnehmen, organisieren und welchen Aufgaben Sie letztlich mehr Aufmerksamkeit schenken. Die Methode steht auf den folgenden fünf Säulen, die auch als Schritte bezeichnet werden können und den Grundstein für diese Form des Zeitmanagements und der Selbstorganisation legen.

1. Säule des GTD: Erfassen Sie alles!

Die erste Säule der GTD-Methode besteht darin, eigentlich alle Dinge, wie die zu erledigenden Aufgaben, alltägliche Pflichten und die eigenen Ideen, schriftlich in einem Notizbuch festzuhalten. Je nach Ihren eignen Präferenzen und Ihrer Arbeitsweise können Sie selbstverständlich auch eine To-do-App oder einen Wochenplaner nutzen. Beim GTD kommt es nicht darauf an, welche der Mittel zur Organisation Sie nutzen, viel entscheidender ist, dass es sich gut in Ihren Alltag integrieren lässt. Wählen Sie also die Methode, die Sie am einfachsten nutzen können und die für Sie keine Ausreden wie „Das schreibe ich später auf“ zulässt. Besonders wichtig ist, dass Sie, sobald Ihnen etwas Wichtiges einfällt, es auch sofort zu Ihrer To-do-Liste hinzufügen können.

2. Säule des GTD: Verschaffen Sie sich Klarheit!

Im zweiten Schritt geht es darum, nicht einfach alle Vorgänge aufzuschreiben, sondern sie bis ins kleinste Detail in Ihre Bestandteile und Aufgabenbereiche aufzugliedern. Sie sollten Ihre Vorgehensweise genau festlegen, sodass Sie keine Hemmschwelle vor dem Erledigen der Aufgabe haben und genau wissen, was zu tun ist. Wenn es bereits Kleinigkeiten gibt, die Sie sofort abhaken können, dann zögern Sie nicht. Falls Sie sogar die eine oder andere Pflicht jemand anderem übertragen können, dann sollten Sie auch hier nicht zögern, ein paar Aufgaben zu delegieren. Dieser Schritt der GTD-Methode ist äußerst wichtig und erspart zukünftig viel Zeit.

3. Säule des GTD: Organisieren Sie Ihre Vorhaben!

Im dritten Schritt müssen Sie nun alle Ihre Termine, Aufgaben und Ideen in bestimmte Kategorien einordnen und ihnen Prioritäten zuweisen. Legen Sie zudem wenn möglich ein Datum fest, am dem Sie die jeweilige Aufgabe erledigt haben möchten. Dazu gehört es auch, möglicherweise Erinnerungen festzusetzen, die Sie, sollten Sie einmal etwas vergessen, erneut zu Ihrem Vorhaben aufrufen. Die dritte Säule der GTD-Methode ist besonders wichtig, da die gesetzten Prioritäten und Erinnerungen Ihrer langen Liste eine gewisse Ordnung verleihen und Sie so ganz genau wissen, was wann erledigt werden muss.

4. Säule des GTD: Reflektieren Sie Ihr Vorgehen!

In erster Linie steht die vierte Säule der Zeitmanagement-Methode dafür, dass Sie Ihre To-do-Liste immer wieder lesen und reflektieren, um herauszufinden, welche der Aufgaben Sie als Nächstes erledigen müssen. Hier zahlt sich die vorherige Organisation aus, denn Sie sind nun in der Lage, etwas auszuwählen, wofür Sie gerade genug Zeit und Energie haben. Falls Sie wissen, dass Sie eine Aufgabe nicht ganz erledigen können, dann zerlegen Sie diese in kleinere Bestandteile, die Sie dann nach und nach abarbeiten können. Zum vierten Schritt des Reflektierens gehört daneben das regelmäßige Überarbeiten und Kontrollieren der Vorhaben, um zu sehen, wo Sie Fortschritte machen. Überprüfen Sie, ob bestimmte Prioritäten vielleicht noch einmal überdacht werden sollten und ob die gewählte Methode der Umsetzungen des GTD grundsätzlich noch die richtige für Sie ist.

5. Säule des GTD: Werden Sie aktiv!

Nachdem nun alles erfasst, geordnet und geprüft wurde, müssen Sie letztlich nur noch aktiv werden. Wichtig ist, dass Sie einen Anfang finden und die Methode des Getting Things Done in Ihren Alltag integrieren. Sie sollten sich, sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben, direkt an die nächste begeben. Der Grundstein zum einfachen Erledigen von Pflichten ist nun gelegt und es bedarf lediglich Ihrer Handlung. Sie wissen nun ganz genau, wann Sie welche Dinge erledigen müssen und wie Sie das in der Umsetzung schaffen – fangen Sie einfach an!

Kopf frei bekommen: Das Ziel der GTD-Methode

Die Grundlagen der GTD-Methode haben Sie jetzt bereits kennengelernt. Sie basiert auf den fünf Säulen: Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Reflektieren und Handeln. Damit gibt diese Form des selbstorganisierten Zeitmanagements Ihnen alles, was Sie brauchen, um Ihre Aufgaben, Termine und Ideen in ein geordnetes System zu gliedern. Die Methode hilft Ihnen, sich wichtige Dinge zu merken, sie zu ordnen und schließlich Schritt für Schritt zu erledigen. Auf diese Weise werden Sie nicht mehr verwirrt auf Ihre To-do-Liste schauen, ohne zu wissen wie Sie das alles schaffen sollen. Sie sparen sich schließlich viel Zeit und haben den Kopf frei, Ihre Vorhaben auch tatsächlich in die Tat umzusetzen.

So finden Sie Ihr persönliches GTD-System

Wenn Sie die Grundsäulen der GTD-Methode verstanden haben, dann haben Sie das meiste bereits geschafft. Möglicherweise sind einige der Schritte schon vorher Bestandteil Ihrer Selbstorganisation gewesen, wie etwa das Erstellen einer simplen To-do-Liste. Vielleicht erscheint Ihnen die Vorarbeit, die das GTD Ihnen abverlangt, angesichts Ihrer wenigen Zeit aber auch zu viel? Oder Sie glauben, dass es nur darum geht wieder einen teuren Terminkalender oder ein schickes Notizbuch zu kaufen, dass dann sowieso nur in der Schublade Ihres Schreibtisches landet?

Um die GTD-Methode erfolgreich anzuwenden, bedarf es keiner bestimmten App oder einem teuren Notizbuch. Ein Blatt Papier ist für den Anfang völlig ausreichend und zudem praktischerweise fast überall, ob zu Hause oder auf der Arbeit, griffbereit. So ist es Ihnen möglich, sobald Ihnen etwas Wichtiges in den Kopf schießt, es direkt aufzuschreiben und Ihrer GTD-Liste hinzuzufügen. Das sogenannte „Bullet Journal“ bietet Ihnen hingegen die perfekte Grundlage, alle Aspekte der GTD-Methode ohne große Vorarbeit umzusetzen.

Bullet Journal + GTD: Die perfekte Kombination

Falls Ihnen die Idee gefällt, einfach mit dem Stift auf dem Papier festzuhalten, was noch zu erledigen ist, Sie sich jedoch nacht etwas mehr Struktur sehnen, dann könnte ein Bullet Journal genau das richtige für Sie sein. Als relativ neue Methode, um Produktivität zu steigern und To-do-Listen-orientiert zu arbeiten, vereint das Bullet Journal einen Terminkalender mit einem leeren Notizbuch und gibt Ihnen daneben die Möglichkeit alle Ihre persönlichen Gedanken festzuhalten, Ideen zu sammeln und Listen zu erstellen. Diese Buchform bietet offensichtlich noch mehr Möglichkeiten der Strukturierung, als es für das GTD überhaupt notwendig ist.

Stärken und Schwächen der GTD-Methode

Jede gute Methode hat selbstverständlich auch Schwächen. Wir verraten Ihnen neben den Vorteilen des GTD, welche Nachteile die Methode des Zeitmanagements hat und verweisen zudem auf einige Alternativen, die für Sie persönlich in den jeweiligen Bereichen geeigneter sein könnten.

Die Stärken des GTD

  • Zuverlässigkeit: Die Methode verspricht, dass Sie alle Ihre Vorhaben erledigen können. Wenn Sie dazu neigen, Termine oder Fristen zu vergessen, ist das GTD genau das richtige für Sie.
  • Anwendbarkeit: Das GTD bietet Ihnen die Möglichkeit, mit nur einem System alle Aufgaben in sämtlichen Lebensbereichen, persönlich wie beruflich, zu strukturieren und zu organisieren. So verlieren Sie nicht so schnell den Überblick!
  • Einfachheit: Aufgrund der verschiedenen Säulen oder Schritte ermöglicht die GTD-Methode eine einfache Umsetzung Ihrer Projekte. Vom leichten Einstieg über ein Schritt-für-Schritt-Vorgehen bis zum Ziel.
  • Freiheit: Die detaillierte Methode des Zeitmanagements gibt Ihnen dennoch die nötige Handlungsfreiheit, sodass Sie selbst entscheiden können wann und wie Sie Ihre Ziele umsetzen.

Die Schwächen des GTD

  • Priorisierung: In der GTD-Methode spielen Prioritäten zwar eine Rolle, jedoch eher eine untergeordnete. In erster Linie geht es darum, Aufgaben und Termine nicht zu vergessen. Einen stärkeren Fokus auf die Priorisierung legt zum Beispiel die sogenannte Eisenhower Matrix.
  • Zeitfreiheit: Das GTD gibt keine wöchentliche oder tägliche Struktur der Planung vor. Falls Sie Schwierigkeiten haben, sich zeitlich zu organisieren, kann die Alpen-Methode geeigneter sein, da sie die tägliche Planung leichter macht.
  • Komplexität: Es ist fast unmöglich, sich die Methode des GTD innerhalb von wenigen Minuten anzueignen, da sie doch etwas komplex ist. Auch der routinierte Einsatz der Arbeitsschritte braucht etwas Übung, damit Sie diese effektiv nutzen können.
  • Gewohnheiten: Sie werden schnell merken, dass es gar nicht so einfach ist, sich neue Verhaltensweisen anzueignen. Die GTD-Methode verlangt eine Umgestaltung Ihrer gewohnten Handlungen – das kann den Erfolg dieses Verfahrens hemmen.

Die Getting-Things-Done-Methode bietet selbstverständlich eine gute Vorgehensweise, Zeitmanagement selbstorganisiert einzusetzen, um Ihre Produktivität in allen Lebensbereichen zu steigern, jedoch ist sie nur eine von vielen Möglichkeiten. Nach dem Motto „Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Reflektieren und Handeln“ bietet das GTD Ihnen eine besonders gute Unterstützung in der Strukturierung Ihres Alltags, wenn Sie bereits wissen, wo Ihre Prioritäten liegen und in der Lage sind sich feste Ziele zu stecken. Falls Sie jedoch ein Anfänger auf dem Gebiet des selbstorganisierten Zeitmanagements sind, können Sie erst einmal mit einer einfacheren Methode einsteigen.